Em essência, um CMS deve ser um repositório robusto. Peça a um advogado interno para identificar seu maior problema contratual, e a resposta geralmente será a mesma: encontrar um quando você precisar. Seu CMS deve fornecer armazenamento seguro para todos os seus contratos em um só lugar, com um recurso de busca poderoso para ajudar você a encontrar o que precisa quando precisa.
Procure um CMS que monitore todas as atividades, acessos, downloads e revisões de documentos em uma trilha de auditoria para que você saiba quem trabalhou no documento e quando. Com ferramentas de geração de redlines, também é possível ver quais alterações foram feitas ao longo do ciclo de vida do contrato. Sistemas de gerenciamento de documentos com tecnologia de IA podem organizar e indexar documentos de forma eficiente, facilitando a recuperação de informações relevantes quando necessário. Esses sistemas podem empregar técnicas como busca semântica e agrupamento de documentos para aumentar a precisão e a velocidade da busca.
Integração de assinatura eletrônica – A integração da sua solução de gestão de contratos com um software de assinatura eletrônica agiliza os processos de aprovação e execução de contratos. Sua solução deve permitir a configuração de fluxos de trabalho de aprovação personalizados para garantir que cada contrato passe pelos procedimentos de supervisão adequados e obtenha o consentimento correto para entrar em vigor.
As assinaturas eletrônicas eliminam os atrasos que podem ocorrer quando as partes precisam imprimir, assinar e digitalizar versões impressas, permitindo que os revisores assinem em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. Elas também capturam todas as assinaturas em um único registro, sem o custo e a demora de enviar documentos durante a noite. Além disso, você pode criptografar documentos eletrônicos, tornando-os muito mais seguros do que em papel.